ref : Application Architecture
The main current application covers the areas of finance and fixed assets, purchase-stock, sales, logistics and completes the GMOA, GPOA and e-commerce applications. The client wishes to expand and enrich its information system with new projects:
- Integrating a decision-making system
- Rolling out the ERP to subsidiaries
- Implementing new functional areas such as CRM
In this context, the client asks the following question:
- Is the current structure of data flows adapted to current needs and future developments?
To address this issue, the Insyco team has structured a study in two distinct phases:
The actions undertaken by Insyco as part of this study are:
In parallel with this operational diagnosis, Insyco has carried out a technical audit of the existing system which led to a description of the situation on the following subjects:
This work has also led to recommendations in terms of governance, system sizing and adaptation of data flows.
The first observation is that the data management was correctly adapted to the activity and the volume handled, but that a number of tools jeopardized the client’s ability to rise to the height of his challenges.
For example, there was no data dictionary, repositories were not listed and knowledge of metadata was almost non-existent.
A major challenge for the client was therefore to regain control over the management of its data in order to prepare for the next developments in the IS.
To this end, Insyco has proposed a Lean Data Management approach based on a systematic inventory of repositories and a catalog of data and metadata.
This methodology has resulted in the implementation of a mix – ESB (data bus) + ETL + Decision-making platform.
Insyco has thus delivered a set of analyses and recommendations covering both functional and technical aspects of data flow circulation.
ref : Technical architecture of the IS
Our Media clients are increasingly switching their IT infrastructures over to agile solutions, some as-a-service, some in the cloud (e.g. IaaS, Paas, SaaS, public, private, or hybrid). This makes for faster response times and shifts the focus back to usage rather than hardware or software. Mixed infrastructures (i.e. cloud and on-premises) are also often advantageous, but present interface and data security challenges.
For the operational departments of one key account, Insyco:
Defining, setting up, maintaining and administering technical architecture demands extensive systems experience and very clear communication in a heterogeneous setting. Proper solution integration requires an excellent grasp of databases and all technical layers such as Linux RedHat, Windows 2008R2, Oracle 11g, VTOM, VMWare, Citrix, SOA WebMethods, and others. Insyco also works on project design, management and steering in addition to technical integration itself. Here are a few examples of past accomplishments:
ref : MCO
Our client already had a BI environment that they sought to maintain and upgrade. The new system aimed to make the analyses that the IS department provided to the business lines more cross-functional. The client was looking for a trusted partner to work on the maintenance of the BI applications and to anticipate upgrades. From a technical standpoint, this involves applying patches and upgrades, but understanding of business issues also comes into play.
Insyco provided its recognized know-how in application maintenance, helping:
To start, the client and Insyco jointly defined the client’s service level expectations and objectives. Insyco next worked on the existing maintenance processes and procedures, and dialogued with local teams to understand how they worked and identify any methodology gaps or operational challenges relating to team workloads, sizes, and types. With the processes mapped, Insyco and the client defined a transitional period of professional development on the specific supported applications. First Insyco worked jointly with the designated in-house expert, then independently on maintenance operations. Users and HelpDesks use the QC-type platforms, which were shared with Insyco to handle tickets. In this way, Insyco is able to track all tasks and tickets handled, while building a knowledge management database for the client. In parallel to these daily actions, Insyco regularly reports to and participates in TPAM steering meetings to provide feedback on topics requiring a decision. The client and Insyco also defined an escalation process and escalation triggers. All these actions help Insyco guarantee effective corrective and on-going maintenance that meets client expectations.
ref : IT Strategy and master plan
The client is a longstanding energy producer with a large number of applications covering a wide business scope:
- Procurement and purchase management
- Production and inventory management
- Geographical information and maintenance management
- Finances
Every new project suggested by the business lines undergoes a lengthy decision-making process, and it is difficult to find the budgets and resources needed to present, plan, and kick off projects.
Insyco proposed to assist the client in identifying and communicating its strengths:
Insyco’s first action involved determining how the IS department worked, the roles it fulfilled and its scope of work. At the same time, projects in the portfolios were audited as well as projects that were « unidentified » yet had a genuine impact on business. The analysis revealed a fresh understanding of the dependencies and coupling between various projects, and needs were mapped with the business lines. The company’s strategic directions give rise to an IT strategy that requires business, organizational, functional, technical, and application concerns to all be covered in the target architecture. Insyco drafted the target architecture and presented it to management. A gap analysis between the existing and target situations helped determine the information system path in different scenarios. For each scenario, resources and constraints were identified and compared to existing resources, particularly in terms of implementation costs. This led to the definition of a road map that integrates priority-setting for projects with forecasts, risk assessment and cost assessment. The client was able to roll out this road map with Insyco, preventing clashes between the different viewpoints, while effectively adapting the company strategy.
ref : ERP migration
The client is a world leader in secure communication systems for the transportation industry. After defining a new core model for all the group’s management applications, the pilot entity had less than one year to switch over to the target solution:
- SAP ECC 6
- Very broad functional coverage
- 7,000 company employees
- Integral migration of live data
Insyco supported the data migration team in making the switchover to the new ERP secure:
To guarantee that the data migration, a crucial component in this type of project, was successful, Insyco offered expertise grounded in the multi-disciplinary knowledge of its employees. The data migration programs in the source ERP were controlled for the entire Finance, Logistics, Manufacturing, and Business Management domains. The data map between the two systems – the most complex aspect – was determined in conjunction with the business owner and key users of each domain. Large volumes of data were handled and reconciled with an ETL and several accessory tools. Our fine-tuned analyses helped reduce data reconciliation gaps in the iterative process. By drawing on the full spectrum of technical, product, business, and relationship skills of our seasoned IT consultants, we helped bring the project to a successful conclusion.
Tool benchmarking
Our client, a leading consultant in auditing, accounting, taxation, and legal affairs, used an ERP that handled:
- time tracking and expense receipt entry
- general accounting, accounts receivable and payable, project accounting, purchasing and training
The existing ERP was not satisfactory to all users. The staff processes could be fastidious, particularly for smaller offices outside of Paris. The client was seeking to change the ERP and consulted off-the-shelf solutions.
Insyco offered its support to meet the following objectives:
To build the solution reliably, Insyco’s approach included redefining the specifications. This work determined:
Insyco wrote the specifications based on its interviews of the CIO and of managers from the various functional domains. With Insyco’s assistance, the client short- listed the best off-the-shelf solutions matching its specifications, drawing on:
After launching the call for tenders, the client and Insyco analyzed the bids against a scorecard ranking choices by importance (i.e. level of functional coverage, number of specifics, technologies proposed, budget, implementation methodology, expected involvement of resources, teams proposed, etc.). This methodology helped the client secure an arrangement in line with its operational and budget objectives for changing the ERP.
ref : Migration and version upgrade
The client manages purchasing, inventory and finance for around 500 subsidiaries in Europe with its ERP. With the current version about to become unsupported, the question arose whether it would be better to choose a standard upgrade or fresh implementation. The cost of migration had to be compared to the functional advantages of the new version. Finally, the client sought to keep the number of customized developments down to streamline maintenance.
The client asked Insyco to provide support throughout all phases of migration:
Scoping provided an estimate for the migration of ERP instances used by the client. The scoping study had to present all project phases, the skills needed for each phase, and the workload for each profile. It also presented different migration scenarios, showing the impacts on resources, costs and risks in relation to the time needed for deployment. After measuring the technical and functional impacts of the migration possibilities, Insyco identified and costed two migration scenarios with a comparable scope, and workshops with the client determined which one was the best. The project plan was refined, a plan was defined for the management of the project environments, and a project team was formed. Fresh implementation of the ERP was chosen. That implied the major challenge of converging the business line processes of all 500 subsidiaries and cleaning up data to be transferred. Another challenge was to streamline the ERP instances of the group’s entities into a single application, while maintaining a SLA meeting international standards (i.e. available 24/7). Insyco set up and steered working groups on some key topics and processes:
The working groups participated in aligning the processes and drafting the specifications as well as acceptance testing and validating the data migration. Insyco provided support from the pilot phase through to deployment in the subsidiaries, including setting parameters and migration of specifics. This complex project was completed in one year and three months – a proud achievement not just for Insyco, but also for our client.
ref : Stratégie IT et Schéma directeur des outils
Le client est un producteur d’énergie historique qui dispose d’un grand nombre d’applications, pour couvrir un large périmètre métier :
- Procurement et gestion des achats
- Gestion de la production et des stocks
- Informations géographiques et gestion de la maintenance
- Finances
Chaque nouveau projet évoqué par le métier connait un cycle extrêmement long de décision et il est difficile de trouver les budgets et ressources pour défendre, planifier et démarrer le projet.
ref : Gestion du tableau ICPE technique et développement
Notre client utilise un solveur du marché pour modéliser ses processus de production.
Cette approche lui permet de partager sa compréhension de modèles qui dépendent en amont du marché de l’énergie et en aval des contraintes de distribution.
Il semble difficile au client de systématiser cette approche sur l’ensemble des sites de production, comme chaque site dispose de processus légèrement différent et que tous ne sont pas équipés du même logiciel.
Le client se demande comment disposer d’une vue d’ensemble de sa production pour l’optimiser au niveau global.
Pour ces clients Insyco s’est allié avec la société Tilda Conseil afin d’éditer le logiciel Ma-GIC :
Face à la demande de plusieurs clients de différents secteurs (aéronautique, énergie, environnement), qui sont confrontés à la gestion de sites soumis à enregistrement, déclaration ou autorisation d’exploiter, Insyco a étudié comment intégrer de la façon la plus légère possible un outil pour faciliter cette problématique.
Dans le contexte règlementaire changeant (norme SEVESO III et nouvelles nomenclatures de classement des substances), et dans le contexte de transformation continue des systèmes d'information, INSYCO a opté pour une offre d’application dans le Cloud, qui permet une intégration non-intrusive et rapide des nouvelles fonctionnalités dans l’écosystème applicatif des clients.
La stratégie de couplage de Ma-GIC avec l’architecture existante a été étudiée de façon à ce que seules les informations de référentiels et de quantités dont Ma-GIC a besoin pour établir et suivre le tableau ICPE soient prélevées du système d’information.
L’application étant multi-site, une consolidation et un reporting thématique et géographique a été ajouté pour compléter la solution.
Par ailleurs, des éditions de rapports des « porter à connaissance » aux préfectures et de rapports justificatifs du tableau ICPE sont disponibles dans l’outil en temps réel.
Les évolutions réglementaires sont mises à jour en permanence dans le référentiel Ma-GIC, et les clients sont avertis des changements légaux qui impactent leurs activités ou les produits qu’ils détiennent en stocks.
Une fonction de simulation permet de prévoir l’impact d’un projet de modification des installations en termes de conformité à l’arrêté préfectoral.
Enfin, un suivi des actions liées aux prescriptions des audits est intégré à cet outil également. Plus d’information sur http://ma-gic.fr
ref : Benchmark des outils
Notre client, acteur de référence de l’audit, du conseil, et des services comptables, fiscaux et juridiques, utilise un ERP couvrant les domaines de :
- La saisie des temps et des notes de frais
- La comptabilité fournisseurs, clients, générale, la comptabilité projet, les achats et la formation
L’ERP actuel n’apporte pas entière satisfaction aux différentes populations d’utilisateurs : Les processus opérationnels sont parfois fastidieux, notamment pour les activités des bureaux en régions. Face à cette situation le client souhaite changer d’ERP et consulter les solutions du marché.
Insyco propose un accompagnement qui répond aux objectifs suivants :
Afin de fiabiliser la construction de la solution, Insyco opte pour une approche de redéfinition du cahier des charges. Ce travail restitue :
Insyco rédige le cahier des charges à partir d’interviews des responsables des différents domaines fonctionnels et du responsable des systèmes d’information. A l’aide d’Insyco, le client dresse une short list des meilleures solutions du marché au regard du cahier des charges en s’appuyant sur :
Après lancement de la consultation, le client et Insyco analysent les offres à l’aide d’une grille de scoring valorisant les critères de choix pondérés (niveau de couverture fonctionnelle, nombre de spécifiques, technologies proposées, budget, méthodologie d’implémentation et implication attendue des ressources, équipes proposées, etc…). Cette méthodologie permet au client de sécuriser une démarche en ligne avec ses objectifs opérationnels et budgétaires dans le cadre d’un changement d’outil.
ref : Expertise technique et développement
Notre client utilise un solveur du marché pour modéliser ses processus de production.
Cette approche lui permet de partager sa compréhension de modèles qui dépendent en amont du marché de l’énergie et en aval des contraintes de distribution.
Il semble difficile au client de systématiser cette approche sur l’ensemble des sites de production, comme chaque site dispose de processus légèrement différent et que tous ne sont pas équipés du même logiciel.
Le client se demande comment disposer d’une vue d’ensemble de sa production pour l’optimiser au niveau global.
Insyco met à contribution son expertise technique afin de :
Insyco et son client définissent plusieurs enjeux majeurs dans le contexte :
La première des actions consiste à partager l’outil et la méthodologie de modélisation des processus. Insyco est donc en premier lieu intervenu de concert avec l’éditeur pour installer une version serveur professionnelle du solveur, qui permet une publication des modèles sur les différents sites. En partant d’un modèle représentatif, Insyco a travaillé avec les opérationnels des sites de déploiement cibles pour déterminer les invariants du modèle. Ces sites cibles utilisaient des tableurs pour modéliser leur production. Pour matérialiser de façon compréhensible et partager ces invariants, Insyco a élaboré un modèle ppcd. Insyco a ensuite re-découpé le modèle existant en une partie générique « groupe » et une partie spécifique. La partie générique a été publiée pour l’ensemble des sites et les seules les parties spécifiques ont été développées pour les déploiements. Ceci a permis une mutualisation des évolutions génériques et des économies de maintenance d’une part. Mais cela a également autorisé la réalisation d’un méta-modèle spécifique qui intègre la production de l’ensemble des sites et permet de travailler sur les optimisations de la production de façon globale. Le client dispose maintenant d’une vision claire et agrégée de l’ensemble de ses processus de production.
ref : Bascule d’ERP
Le client est un leader mondial dans les systèmes de communication sécurisée pour les transports. Après définition d’un nouveau core model pour l’ensemble des applications de gestion du groupe, l’entité « pilote » doit basculer en moins d’un an vers la solution cible :
- SAP ECC 6
- Couverture fonctionnelle très large
- 7000 collaborateurs dans l’entité
- Reprise intégrale des données vivantes
ref : Architecture Applicative
L’application principale en place couvre les domaines Finance et immobilisations, Achat-Stock, Ventes, logistique qui complète les applicatifs GMOA, GPOA et e-commerce. Le client souhaite élargir et enrichir son système d’informations par de nouveaux projets :
- Intégration d’un système décisionnel
- Déploiement de l’ERP aux filiales
- Mise en place de nouveaux domaines fonctionnels comme la CRM
Dans ce contexte, le client se pose la question suivante : La construction actuelle des flux de données est-elle adaptée aux besoins actuels et aux évolutions futures ? Pour répondre à cette problématique l’équipe d’Insyco a structuré une étude en deux phases distinctes :
- Diagnostic de la circulation des données de l’écosystème applicatif
- Préconisations sur la gestion des référentiels et de la donnée
Les actions entreprises par Insyco dans le cadre de son étude sont :
En parallèle de ce diagnostic opérationnel, Insyco a procédé à un audit technique du dispositif existant qui a conduit à un descriptif de la situation sur les sujets suivants :
Ce travail a également abouti à des préconisations en termes de gouvernance, de dimensionnement des systèmes et d’adaptation des flux de données.
Le premier constat est que la gestion des données était correctement adaptée à l’activité et à la volumétrie traitée, mais qu’un certain nombre d’outils compromettaient la capacité du client à se hisser à la hauteur de ses enjeux. Par exemple, il n’existait pas de dictionnaire des données, les référentiels n’étaient pas répertoriés et la connaissance des métadonnées quasi-inexistante.
Un enjeu fort pour le client était donc de reprendre le contrôle sur la gestion de ses données afin de préparer les prochaines évolutions du SI.
A cette fin, Insyco a proposé une démarche de Lean Data Management fondée sur un inventaire systématique des référentiels et un catalogue des données et métadonnées.
Cette méthodologie a abouti à la mise en place d’un mix – ESB (bus de données) + ETL + Plateforme décisionnelle.
Insyco a ainsi délivré un ensemble d’analyses et de préconisations qui couvrent les aspects fonctionnels et techniques de circulation des flux de données.
ref : Architecture technique du SI changements de versions
Nos clients du secteur Médias souhaitent orienter leurs infrastructures informatiques vers des solutions agiles, par la virtualisation ou le cloud (IaaS, PaaS, SaaS, publics, privés ou hybrides) permettant ainsi plus de réactivité et un recentrage sur les usages plutôt que sur les équipements.
Cependant, il est souvent opportun d’envisager des infrastructures mixtes (Cloud et On Premise) ce qui pose le défi de la maitrise des interfaces et de la sécurité des données.
Pour les différentes directions opérationnelles de son client grand compte, Insyco a :
Conçu l’architecture technique de la solution de gestion financière
Mis en place une solution de réplication de base de données pour les systèmes décisionnels
Rédigé les documents d’exploitation pour une solution de gestion des notes de frais
Assuré la coordination technique (système, réseau, stockage, clonage…) pour la mise en place d’un solution de gestion des immobilisations
Déployé l’architecture technique pour la gestion des RH
La définition des architectures techniques, leur mise en œuvre, leur maintenance et leur administration, exigent à la fois une grande expérience des systèmes et une communication très claire dans un cadre hétérogène.
La bonne intégration des solutions implique une excellente maitrise des bases de données et de toutes les couches techniques (Linux RedHat, Windows 2008R2, Oracle 11g, VTOM, VMWare, Citrix, SOA WebMethods…).
Insyco intervient aussi bien sur les aspects conception, projet et cadrage, que sur l’intégration technique en elle-même.
Dans ce cadre, voici quelques réalisations marquantes :
Ref : MCO
Notre client dispose d’un environnement BI existant, qu’il souhaite maintenir et faire évoluer.
Ce nouveau système a pour objectif d’apporter plus de transversalité dans les analyses que la DSI propose aux métiers.
A cette fin il recherche un partenaire de confiance pour travailler sur la maintenance des applications décisionnelles et anticiper les évolutions.
Il s’agit d’assurer les corrections et les évolutions d’un point de vue technique, mais aussi de comprendre les enjeux métier.
Insyco apporte un savoir-faire reconnu dans les contextes de maintenance applicative pour contribuer :
En première intention, le client et Insyco définissent ensemble les objectifs et les attentes du client en termes de niveaux de service.
Insyco travaille ensuite sur le fonctionnement et les processus actuels relatifs à la maintenance, et échange avec les équipes en place afin de comprendre les modus operandi, d’identifier les éventuelles carences méthodologiques et les difficultés opérationnelles liées à la répartition de charge, aux tailles et typologies d’équipe.
Une fois les processus cartographiés, le client et Insyco définissent une période transitoire de montée en compétence sur les applications spécifiques supportées.
Insyco intervient d’abord en duo avec l’interlocuteur sachant désigné, puis en autonomie sur les opérations de maintenance.
Les utilisateurs ou les HelpDesk utilisent des plateformes de type QC, qui sont partagées avec Insyco pour le traitement des tickets.
Insyco trace ainsi intégralement ses tâches et ses interventions, tout en capitalisant les connaissances dans une base de knowledge management du client.
Parallèlement à ces actions quotidiennes, Insyco procède à un reporting régulier et participe aux instances de pilotage de la TMA pour remonter les sujets qui demandent un arbitrage.
Le client et Insyco définissent également un processus d’escalade avec ses modalités d’activation.
L’ensemble de ces actions permet à Insyco de garantir une maintenance corrective et évolutive efficace qui répond aux attentes.
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ref : Migration et changements de versions
Le client gère les achats, les stocks et la finance pour environ 500 filiales en Europe avec son ERP, lequel arrive en fin de support dans sa version actuelle. La question du chemin de migration par ré-implémentation ou upgrade standard se pose. Par ailleurs le coût de la migration est à mettre en regard des apports fonctionnels de la nouvelle version. Enfin, le client aimerait réduire le nombre de développements spécifiques pour rationaliser son activité de maintenance.
Le client a demandé à Insyco de l’accompagner sur les différentes phases de son projet de migration :
Le but de l’étude de cadrage est de fournir une estimation pour la migration des instances de l’ERP utilisées par le client. L’étude doit présenter les différentes phases du projet, les compétences nécessaires aux différentes phases du projet et les charges par profil. L’étude présente différents scénarios pour la migration, permettant de voir les impacts sur les ressources, les coûts et les risques en fonction de la durée de déploiement.
Après avoir mesuré les impacts techniques et fonctionnels des options possibles de migration, Insyco a identifié et chiffré 2 scénarios de migration à isopérimètre. Des ateliers de travail avec le client ont permis de se forger une conviction sur le meilleur scénario de migration. Le plan projet a été affiné, un plan de gestion des environnements projet défini, une équipe projet constituée. Le choix a été de procéder à une ré-implémentation de l’ERP, avec un fort enjeu de convergence des processus métiers dans les 500 filiales et de nettoyage des données à reprendre.
Un autre enjeu était de rationaliser les instances des différentes entités du groupe en une seule application, tout en conservant un SLA dans les standards internationaux (dispo. 24h/24h – 7j/7). Insyco est intervenu pour mettre en place et piloter des groupes de travail sur certains thèmes ou processus clefs comme :
Les groupes de travail ont participé à l’alignement des processus, à la rédaction des spécifications, à la recette ainsi qu’à la validation de la reprise des données. Insyco a accompagné le projet depuis la phase pilote jusqu’aux déploiements de la solution dans les filiales en passant par le paramétrage de la solution et la migration des spécifiques. Ce projet complexe a abouti en 1 an et 3 mois, ce qui constitue une belle réussite pour Insyco mais surtout pour notre client.
